Via la carta, arrivano le comunicazioni on line tra gli uffici

Le e-mail sostituiranno la carta nelle comunicazioni tra uffici, con un notevole risparmio di tempo, soldi e risorse ambientali. Prato è il primo Comune del territorio e della Toscana a compiere questa scelta. Il progetto è stato presentato stamani dall'assessore all'Innovazione e semplificazione delle procedure amministrative Andrea Breschi nell'incontro tenutosi stamani in Prefettura per la presentazione del protocollo d’intesa per la nascita di un sistema integrato di comunicazione fra tutti i soggetti che forniscono pubblici servizi nella provincia. Hanno partecipato anche Filippo Foti e a Gabriella Martinelli, dirigenti dei settori Organizzazione e Sistema informativo, che hanno elaborato il progetto di 'dematerializzazione dei documenti amministrativi nella corrispondenza interna', una delle quattro parti dei “Cantieri di miglioramento' del Comune di Prato. Come ha spiegato l'assessore Andrea Breschi, dal 1° novembre l’Amministrazione comunale si doterà di sistemi di scannerizzazione degli atti per trasformare in formato elettronico i documenti cartacei da trasmettere internamente all’ente, con l'archiviazione elettronica dell'atto, al posto di quella su carta, fatta direttamente dal dipendente comunale. Entro la stessa data tutte le comunicazioni tra qualunque dipendente del Comune di tipo esclusivamente interlocutorio devono essere effettuate attraverso posta elettronica semplice, senza firma digitale. A partire dal 1° dicembre invece attraverso il proprio badge i dirigenti potranno apporre la firma digitale sugli atti per tutte le comunicazioni fra i servizi e i settori, che siano destinate a tutelare interessi o diritti significativi o che costituiscano l’avvio di un procedimento amministrativo o elemento di quest’ultimo, e dovranno trasmetterli in allegato di posta elettronica. Dal 1° gennaio 2009 nascerà quindi un vero e proprio nuovo sistema di amministrare, registare e trasmettere gli atti. Entro il 30 giugno 2009 queste modalità entreranno a regime e saranno estese a tutto il personale in servizio: «Il progetto mira ad una migliore accessibilità dei documenti e ad una maggior velocità nella loro circolazione, senza sprechi di tempo, lavoro e carta - ha detto Breschi - Questo infatti ci permette anche di risparmiare sull'uso e l'usura delle fotocopiatrici, dei toner e della carta, che al di là degli importanti aspetti di salvaguardia ecologica, da sola costa al Comune più di 25.000 euro all'anno». Grazie alla dematerializzazione e alla recente disposizione assunta dal direttore generale di non protocollare le fatture in arrivo a partire dal 1 gennaio 2009, si prevede una riduzione di 17.000 atti da protocollare. Infatti nei primi sei mesi dell’anno 2008 sono stati registrati fra fatture e documenti interni 8.933 atti. Se si pensa che per archiviare un atto sono necessari circa dieci minuti, il risparmio annuo è di 2.900 ore, periodo che supera il tempo medio lavorato da un dipendente: «L'evoluzione di questo sistema, su cui stiamo lavorando - prosegue Breschi,- è l'applicazione anche allo Sportello per l'edilizia, a cui i professionisti potranno in futuro presentare le pratiche e i progetti in formato elettronico, dal proprio studio, con archiviazione digitale».